Personeelsplanning in de huisartsenzorg zorgt zeker tijdens de zomermaanden voor een uitdaging. Vakanties, ziekte, zwangerschap en een krappe arbeidsmarkt maken het extra lastig. Hoe ga je ervoor zorgen dat het dit jaar wel gaat lukken? De eerste tip, begin op tijd. Er komt namelijk veel meer bij kijken dan alleen een rooster in elkaar zetten; het is een strategische puzzel. En als deze juist wordt gelegd leidt het tot meer tevredenheid, hogere productiviteit en lagere kosten.

Een slechte planning daarentegen zorgt voor chaos: onder- of overbezetting, onnodige overuren ontevreden medewerkers. Dus alle redenen om aan de slag te gaan. Zorg daarom dat medewerkers tijdig de planning ontvangen, zodat zij hierop kunnen reageren. Als je zoveel mogelijk rekening houdt met de persoonlijke voorkeuren van het personeel, leidt dit tot een hogere tevredenheid onder de medewerkers. En bereken een buffer voor afwezigheid. Gemiddeld is ongeveer 8% van je personeel afwezig door ziekte, verlof of andere redenen. 

Stap 1: informatie verzamelen

Ga aan de slag, maak een schema met daarin de weekdagen, de feestdagen en de vakantieweken. Daarna inventariseer je wanneer het huidige personeel beschikbaar is en wanneer ze mogelijk vakanties willen plannen en vakantiedagen willen opnemen. Natuurlijk houd je bij de planning zoveel mogelijk rekening met de wensen van het personeel. Maar als niemand op vrijdag wil werken of iedereen vakantie wil tijdens de schoolvakanties, dan is het wel zo eerlijk om deze dagen te verdelen. 

Stap 2: begin met roosteren

Ga beginnen met roosteren. Een weekkalender is prima om hiermee aan de slag te gaan. Medewerkers die onder hun contracturen werken, moeten wél naar het aantal uren van hun contract worden uitbetaald. Het is daarom van belang om bij de keuze voor medewerkers in het werkrooster goed te kijken naar contracturen en overuren. Het is zonde als medewerkers niet volledig worden ingeroosterd. Of als je achteraf veel overuren moet uitbetalen, terwijl je andere personeelsleden voor die werkuren had kunnen inzetten. 

Stap 3: communiceer naar het team

Een planning is pas definitief als deze helder gecommuniceerd is. Dat kan via een online app of offline op een centraal punt in de praktijk. Dan kan de planning ook direct besproken worden tijdens de koffiepauzes en indien nodig kan er onderling geruild worden. Dit kan goed werken, maar er moet wel altijd een mogelijkheid zijn om met een leidinggevende in gesprek te gaan over het rooster, bijvoorbeeld als er geen collega bereid is om een dienst te ruilen. 

Stap 4: maak het (flexibele) rooster definitief 

Je planning is een levend document. Want er kan zomaar iemand ziek uitvallen en hoe gaan jullie daar mee om? Of zijn er nog werkdagen waarop jullie extra versterking nodig hebben? Dan kun je voor deze dagen op zoek naar vakantiekrachten die flexibel inzetbaar zijn of wellicht is er een oud-collega die het leuk vindt om een paar dagen in te vallen. Evalueer na elke periode wat goed ging en wat beter kan en maak het echt een rooster van het team, want tenslotte moet je het samen doen!

Wie regelt bij jullie het rooster? En wat zijn jullie ervaringen? We ontvangen graag jullie tips hieronder! Tot slot nog een paar tips van TimeButler:

• Train je vaste medewerkers in meerdere taken. Als iemand ziek wordt, kunnen collega’s makkelijker inspringen. Dit maakt je bedrijf flexibeler en voorkomt dat je altijd afhankelijk bent van specifieke personen.
• Communiceer helder met je team over wat er gebeurt bij afwezigheid. Maak afspraken over hoe snel iemand zich ziek moet melden en wat de procedure is voor het vinden van vervanging. 
• Houd een buffer aan in je planning. Plan niet alle beschikbare uren vol, maar houd wat ruimte over voor onverwachte situaties. Dit kost iets meer, maar voorkomt stress en overbelasting van je team.