COVID-19 houdt ons al bijna 2 jaar in zijn greep. Waar de impact in eerste instantie tijdelijk leek, een kwestie van schouders er extra onder en doorgaan, is dat nu (al lang) niet meer vol te houden. De belasting op je praktijk en op je team is structureel verhoogd en het einde is voorlopig nog niet in zicht. 

De crisis overleven

Met die hele tsunami aan maatregelen, nieuwe maatregelen en extra taken en uren die op je afkwam, zijn heel veel zaken vermoedelijk wat op de achtergrond geschoven. Eerst deze crisis overleven, de rest komt later wel. Een kwestie van (her)verdelen van schaarse middelen - tijd, energie, personeel, etc. Iets wat ons lichaam ook doet.

Van overleven naar roofbouw

En voor kortdurende crises werkt het ook prima. Je kunt best een tijdje nog een tandje er bovenop doen. Op standje overleven. Nu het allemaal echter zo veel langer duurt en voortduurt dan we allemaal hadden gedacht en gehoopt, houden jij en je team dat niet meer vol. Overleven werd op je tandvlees lopen, roofbouw plegen op jezelf én op je team. En dus is het hoog tijd om stil te staan bij wat jullie nodig hebben.

Juist nu: neem gas terug met je team

Het voelt misschien heel tegenstrijdig, om midden in de hectiek stil te staan en juist gas terug te nemen. En toch is dat wat er nodig is. Want hoewel het voor de korte termijn inderdaad iets extra’s is, is het voor de langere termijn een investering die zich dubbel en dwars terugverdient. Want nú tijd, energie, aandacht en ook geld investeren in je team zorgt ervoor dat iedereen (weer) beter in haar / zijn vel komt, daarmee voor betere samenwerking en betere kwaliteit van zorg. Dus voor minder kopzorgen.

Vijf tips die je meteen in de praktijk kunt brengen

Met onderstaande tips kun je direct zelf aan de slag. Het kost je weinig in termen van tijd of geld, en kan al meteen een verschil maken binnen jet team. Experimenteer ermee en ervaar zelf wat het jou brengt.

1. Begin de dag samen

Neem elke ochtend een moment om gezamenlijk de dag te starten. Met het hele team zoals jullie er die dag zijn. Een paar minuten bij elkaar zijn, al dan niet met een kop koffie of thee erbij. 

De invulling kun je naar jullie smaak kiezen:

• doe een kort rondje: hoe zit iedereen erbij (in 1 zin);
• neem de bijzonderheden van de komende dag door;
• etcetera

2. Luister

Eén van de belangrijkste en meest onderschatte gespreksvaardigheden is luisteren. In de spreekkamer pas je dat als vanzelfsprekend toe. Doe dat ook met je team. Denk niet te snel dat je al wel weet waar het over gaat. Sta ook niet te snel met advies klaar. Wees oprecht nieuwsgierig naar de vraag achter de vraag: waarom komt deze medewerker op dit moment met dit verhaal? Pas als je weet wat haar of hem beweegt, kun je gericht bieden wat de zij of hij nodig heeft

3) Breng (weer) structuur in jullie overleg

Eén van de dingen die in veel praktijken gesneuveld zijn, zijn de teamoverleggen. Geen tijd, te druk, en meer van dat soort redenen. Terwijl het teamoverleg een geweldig middel kan zijn om de samenhang, samenwerking en communicatie binnen het team te vergroten én efficiënt zaken te regelen. Zorg daarom dat er routine is en blijft, dat het proces soepel loopt zodat er tijd, energie en aandacht overblijft voor de inhoud. 

Goede voorbereiding en duidelijke structuur zijn randvoorwaarden om van je overleggen een succes te maken. Leidraad hierbij kan zijn de 5W en H vragen: waarom, wie, wat, waar wanneer en hoe.

• wat is het doel van het overleg;
• wie zijn daarbij en in welke rol (voorzitter, notulist)
• wat staat er op de agenda
• waar overleggen jullie (aan de lunchtafel met een broodje leidt behoorlijk af)
• hoe vaak en hoe lang kom je bij elkaar

Zorg ook dat iedereen zich kan voorbereiden door de overleggen goed te plannen en op tijd agenda en stukken rond te sturen.

4) Vier successen

Sta stil bij de grote en kleine overwinningen. Of het nu gaat om het rondkrijgen van de bezetting, het slagen voor een examen, het afronden van griepvaccinaties, het ingebruiknemen van een nieuwe airconditioning of telefooncentrale: er zijn talloze kleine en grote successen te vieren. En merken dat iets lukt, is een grote motivator. 

Door stil te staan bij successen, vallen ook steeds meer successen op. Daarmee ontstaat binnen het team een opwaartse spiraal wat betreft sfeer, saamhorigheid en motivatie.

5) Sluit de dag samen af

Neem aan het einde van de dag opnieuw een moment om samen te komen en terug te kijken op deze dag. Samen een punt zetten, al was het maar gedurende 1 minuut, vergroot de samenhang en saamhorigheid binnen het team en de betrokkenheid bij de praktijk. Ook als 1 of meer teamleden daarna nog even (snel) iets te doen hebben. 

Net als aan het begin van de dag, kan ook de dagsluiting op vele manieren ingevuld worden. Een paar voorbeelden:

• doe een kort rondje, over hoogtepunten of andere bijzondere dingen;
• sta stil bij wat er goed ging, en deel welgemeende complimenten uit;
• of spiegel het openingsrondje: hoe zit iedereen er nu bij, hoe ga je naar huis

Je hoeft het niet alleen te doen

Misschien kom je tot de ontdekking dat jullie meer willen, meer nodig hebben. Bijvoorbeeld een bezinningsdag om met elkaar stil te staan bij waar jullie heen willen en hoe jullie daar komen. Of bij wat er goed gaat en wat er beter kan. Of om heel concreet een verbeterplan uit te werken. En misschien hebben jullie nog wel meer tijd nodig samen, om ingesleten patronen en gewoontes te veranderen. Ik begeleid jullie daar graag bij.